Noty korygujące i duplikaty faktur - zmiany od 1.02.2026 r.

Nota korygująca przez lata była prostym narzędziem nabywcy, który chciał poprawić błąd formalny na fakturze, na przykład literówkę w nazwie, adres albo numer NIP. Od 1 lutego 2026 r. ten mechanizm przestał działać, ponieważ z ustawy o VAT usunięto art. 106k. Dlatego po tej dacie nabywca nie poprawia już faktury własnym dokumentem, lecz zgłasza błąd sprzedawcy, a sprzedawca wystawia fakturę korygującą. Zmieniły się również zasady dotyczące duplikatów faktur, ponieważ KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane i pozwala ponownie udostępnić dokument zamiast tworzyć jego klasyczny duplikat. Sprawdź, jak działa faktura korygująca w KSeF, kiedy trzeba poprawić dane formalne i co zrobić, gdy faktura zaginęła albo została zniszczona.

Nota korygująca po 1 lutego 2026

Nota korygująca po 1 lutego 2026 r. nie ma już podstawy w art. 106k ustawy o VAT, ponieważ przepis ten został uchylony. W konsekwencji nabywca nie może samodzielnie wystawić dokumentu, który poprawia dane na otrzymanej fakturze VAT.

Do końca stycznia 2026 r. nabywca mógł wystawić notę do określonych pomyłek, jednak nie mógł poprawiać elementów wpływających na podstawę opodatkowania, stawkę, kwotę podatku albo wartość sprzedaży. Od lutego 2026 r. ten podział traci praktyczne znaczenie, ponieważ ustawa nie przewiduje już noty korygującej.

Nie oznacza to, że błędna faktura zostaje w obrocie bez możliwości poprawienia. W takim przypadku właściwym narzędziem staje się faktura korygująca, którą wystawia sprzedawca, ponieważ to on odpowiada za prawidłowość danych dokumentujących sprzedaż.

Zmiana dotyczy nie tylko faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Skoro uchylono samą podstawę ustawową noty, nabywca nie powinien wystawiać jej także do faktur papierowych albo zwykłych faktur elektronicznych funkcjonujących jeszcze w okresach przejściowych.

Dlatego przedsiębiorca powinien zmienić procedurę obiegu dokumentów. Zamiast drukować albo generować notę, powinien wysłać do sprzedawcy żądanie wystawienia faktury korygującej i wskazać, jakie dane wymagają poprawy.

W praktycznym ujęciu oznacza to, że po 1 lutego 2026 r. dokument korygujący nabywcy nie zastępuje korekty sprzedawcy. Jeżeli system księgowy nadal oferuje funkcję noty korygującej, trzeba sprawdzić, czy nie działa ona wyłącznie jako wewnętrzna informacja bez skutku przewidzianego w ustawie o VAT.

Dlaczego nabywca nie poprawi już faktury notą korygującą

Nabywca nie poprawi już faktury notą, ponieważ po uchyleniu art. 106k ustawy o VAT nie ma przepisu, który przyznaje mu takie uprawnienie. W tym zakresie sama utrwalona praktyka księgowa nie wystarczy, ponieważ faktura i jej korekta muszą wynikać z ustawy.

Przed zmianą nota korygująca miała ograniczony zakres. Nabywca mógł poprawić wybrane pomyłki w danych formalnych faktury, ale nie mógł zmienić między innymi miary i ilości towarów, ceny jednostkowej, podstawy opodatkowania, stawki VAT, sumy wartości sprzedaży ani kwoty podatku.

Po 1 lutego 2026 r. ustawodawca przesunął ciężar korekt na sprzedawcę. W konsekwencji nawet drobna pomyłka formalna wymaga kontaktu z wystawcą faktury i uzyskania faktury korygującej.

Taki kierunek łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur, ponieważ KSeF opiera się na jednolitych plikach XML i centralnym numerze identyfikującym fakturę. Jeżeli faktura została już wprowadzona do systemu, jej poprawienie wymaga wystawienia dokumentu korygującego zgodnego ze strukturą.

W odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych znaczenie ma również to, że system weryfikuje zgodność pliku ze strukturą logiczną. Nie zastępuje to jednak merytorycznej kontroli danych, dlatego błędny nabywca, błędny NIP albo opis usługi nadal mogą wymagać korekty.

Jeżeli błąd dotyczy danych, które nie wpływają na odliczenie VAT, nadal nie należy go ignorować automatycznie. W takim przypadku oceń, czy pomyłka utrudnia identyfikację stron, transakcji albo prawa do odliczenia, ponieważ skutek zależy od konkretnej faktury.

Nie ma też podstaw, aby po 1 lutego 2026 r. żądać akceptacji noty przez sprzedawcę. Skoro ustawa nie przewiduje noty, akceptacja takiego dokumentu nie tworzy faktury korygującej i nie naprawia danych w KSeF.

Co zrobić z notą wystawioną przed 1 lutego 2026 r.

Noty wystawione przed 1 lutego 2026 r. trzeba oceniać według przepisów obowiązujących w dacie ich wystawienia. Jeżeli nabywca wystawił notę prawidłowo i uzyskał akceptację sprzedawcy przed zmianą, dokument powinien pozostać w dokumentacji księgowej.

Inaczej należy ocenić próbę wystawienia noty po uchyleniu art. 106k ustawy o VAT. W takim przypadku bezpieczne działanie polega na rezygnacji z noty i uzyskaniu faktury korygującej od sprzedawcy.

Faktura korygująca w KSeF zamiast noty

Faktura korygująca w KSeF staje się podstawowym narzędziem poprawiania faktur po zmianach. Zgodnie z ustawą o VAT fakturę korygującą wystawia podatnik, czyli co do zasady sprzedawca, który wystawił fakturę pierwotną.

Jeżeli podatnik wystawia faktury ustrukturyzowane, korekta powinna także przejść przez KSeF, chyba że przepisy szczególne przewidują wyjątek. W tym zakresie trzeba odróżnić obowiązek wystawienia korekty od technicznego sposobu jej udostępnienia nabywcy.

Korekta powinna wskazywać dane faktury korygowanej oraz prawidłową treść po zmianie. W przypadku faktury ustrukturyzowanej istotne znaczenie ma numer identyfikujący w KSeF, ponieważ pozwala powiązać korektę z pierwotnym dokumentem.

Przy błędach formalnych sprzedawca nie musi zmieniać wartości sprzedaży ani podatku, jeżeli błąd dotyczy tylko danych identyfikacyjnych. Jednak nadal powinien wystawić fakturę korygującą, ponieważ po uchyleniu noty nie ma drugiego ustawowego mechanizmu poprawienia faktury przez nabywcę.

Przy błędach wartościowych korekta jest tym bardziej konieczna. Jeżeli faktura zawiera złą cenę, stawkę VAT, ilość, podstawę opodatkowania albo kwotę podatku, korekta wpływa na rozliczenie podatku należnego i naliczonego.

Nabywca powinien zgłaszać błąd w sposób dowodowy, na przykład wiadomością e-mail, przez system obiegu dokumentów albo przez uzgodnioną platformę B2B. W takim zgłoszeniu wskaż numer faktury, datę, błąd, oczekiwaną prawidłową treść i dane osoby kontaktowej.

Nie wystarczy dopisać prawidłowych danych ręcznie na wydruku faktury. Taki dopisek może pomóc wewnętrznie wyjaśnić sprawę, lecz nie zastępuje faktury korygującej w rozumieniu ustawy o VAT.

Duplikat faktury po zmianach 2026

Duplikaty faktur po 1 lutego 2026 r. trzeba oceniać inaczej niż przed pełnym wejściem KSeF. Jeżeli faktura znajduje się w Krajowym Systemie e-Faktur, zasadniczo nie ma potrzeby tworzenia nowego dokumentu o charakterze klasycznego duplikatu.

Ustawa o VAT po zmianach przewiduje, że gdy faktura udostępniona nabywcy w sposób inny niż przez KSeF zaginie albo ulegnie zniszczeniu po przesłaniu jej do KSeF, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ją ponownie. W takim przypadku dokument oznacza się kodem umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF.

Odmiennie wygląda sytuacja, gdy faktura wystawiona poza KSeF w okresie przejściowym zaginie albo zostanie zniszczona przed przesłaniem do systemu. Wtedy podatnik wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, a ponownie wystawiony dokument może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.

Dlatego pojęcie duplikat faktury nie znika całkowicie, ale jego znaczenie zostaje ograniczone. W przypadku faktur ustrukturyzowanych istotniejsze staje się ponowne udostępnienie tej samej faktury niż wytworzenie drugiego egzemplarza dokumentu.

Jeżeli nabywca ma dostęp do faktury w KSeF, powinien pobrać ją z systemu. Jeżeli nie ma dostępu, powinien wystąpić do sprzedawcy o ponowne udostępnienie dokumentu albo przekazanie danych umożliwiających dostęp.

W relacjach z konsumentami i podmiotami bez właściwego numeru podatkowego szczególne znaczenie ma kod przewidziany w art. 106gb ustawy o VAT. To on umożliwia dostęp do faktury używanej poza KSeF i weryfikację danych.

Nie należy wystawiać „duplikatu” faktury ustrukturyzowanej tylko dlatego, że księgowość nabywcy zgubiła wydruk. W takim przypadku prawidłowe działanie polega na ponownym udostępnieniu faktury albo pobraniu jej z KSeF.

Kiedy można użyć oznaczenia DUPLIKAT

Oznaczenie „DUPLIKAT” ma znaczenie tam, gdzie przepisy wprost pozwalają ponownie wystawić fakturę zgodnie z danymi z dokumentu, który zaginął albo został zniszczony. W takim zakresie trzeba sprawdzić, czy faktura była już przesłana do KSeF, czy dopiero miała zostać przesłana.

Jeżeli faktura ma numer KSeF i znajduje się w systemie, bezpieczniej mówić o ponownym udostępnieniu faktury. W tym przypadku wystawienie kolejnego dokumentu może wprowadzać chaos w ewidencji i utrudnić uzgodnienie rozliczeń.

Jak poprawiać błędy formalne na fakturze

Błędy formalne na fakturze trzeba poprawiać przez kontakt z wystawcą faktury, ponieważ nota korygująca nie działa już jako dokument nabywcy. W pierwszej kolejności ustal, czy błąd dotyczy danych identyfikacyjnych, opisu transakcji, wartości, stawki VAT albo kwoty podatku.

Jeżeli błąd dotyczy nazwy firmy, adresu albo numeru NIP, wyślij do sprzedawcy żądanie korekty. W piśmie wskaż numer faktury, datę wystawienia, błędną treść i prawidłowe dane, które powinny znaleźć się w fakturze korygującej.

Jeżeli błąd dotyczy ceny, ilości, stawki VAT albo kwoty podatku, sprawa ma charakter podatkowo istotny. W takim przypadku korekta może zmienić rozliczenie VAT u sprzedawcy i nabywcy, dlatego nie odkładaj zgłoszenia na koniec miesiąca.

W przypadku błędnego NIP oceń, czy faktura rzeczywiście dokumentuje transakcję z danym nabywcą. Jeżeli błąd uniemożliwia identyfikację podatnika albo wskazuje inny podmiot, sprawa wymaga szybkiej korekty i ostrożnej decyzji o odliczeniu VAT.

Jeżeli sprzedawca odmawia wystawienia faktury korygującej, zachowaj korespondencję i dowody zgłoszenia. W razie kontroli podatkowej takie dokumenty pokazują, że nabywca nie zignorował błędu i podjął działania w celu jego usunięcia.

Nie twórz wewnętrznych not opisanych jako „nota korygująca VAT”, ponieważ taki dokument może wprowadzić błąd w obiegu księgowym. Możesz sporządzić notatkę służbową albo zgłoszenie błędu, ale nazwij je zgodnie z funkcją dowodową, a nie jak uchylony dokument ustawowy.

Przy większych firmach wprowadź instrukcję dla działów zakupów i księgowości. W takim przypadku każda osoba sprawdzająca faktury powinna wiedzieć, że po 1 lutego 2026 r. korektę wystawia sprzedawca.

Nota księgowa a nota korygująca

Nota księgowa nie jest tym samym dokumentem co nota korygująca, dlatego zmian od 1 lutego 2026 r. nie wolno automatycznie przenosić na wszystkie dokumenty nazywane „notą”. W tym zakresie decyduje funkcja dokumentu, a nie samo słowo w nazwie.

Nota korygująca dotyczyła faktury VAT i służyła nabywcy do poprawiania wybranych pomyłek na fakturze. Po uchyleniu art. 106k ustawy o VAT ten instrument przestał istnieć jako ustawowy sposób korekty faktury.

Nota księgowa służy natomiast do dokumentowania zdarzeń, które nie są fakturą VAT albo nie podlegają fakturowaniu według zasad VAT. Może dotyczyć na przykład kar umownych, odsetek, obciążeń niebędących wynagrodzeniem za dostawę towaru albo usługę, o ile dana operacja rzeczywiście nie wymaga faktury VAT.

Dlatego przedsiębiorca nie powinien zastępować noty korygującej notą księgową, gdy problem dotyczy błędu na fakturze VAT. Taka zamiana nazwy nie usuwa błędu w fakturze i nie tworzy korekty przewidzianej przez ustawę o VAT.

Jeżeli kontrahent przysyła notę księgową dotyczącą błędu w fakturze, sprawdź, czy dokument nie powinien zostać zastąpiony fakturą korygującą. W takim przypadku odmowa przyjęcia noty księgowej jako korekty faktury może być uzasadniona.

Odrębnie trzeba ocenić sytuacje, w których nota księgowa dokumentuje samodzielne zdarzenie gospodarcze. Wtedy nie chodzi o poprawienie faktury, lecz o rozliczenie należności poza zakresem fakturowania VAT.

W księgowości warto więc wprowadzić dwa odrębne obiegi. Jeden dotyczy korekt faktur VAT, a drugi not księgowych dokumentujących zdarzenia nieobjęte fakturą VAT.

Zmiany w fakturowaniu w praktyce

Przedsiębiorca otrzymuje fakturę z błędnym numerem NIP po 1 lutego 2026 r. Pracownik księgowości chce wystawić notę, ponieważ tak firma działała przez kilka lat, jednak nowe przepisy nie dają już podstawy do takiego dokumentu.

W pierwszej kolejności dział księgowości sprawdza fakturę w KSeF i ustala, czy dokument ma numer identyfikujący w systemie. Następnie wysyła do sprzedawcy zgłoszenie błędu i żąda wystawienia faktury korygującej z prawidłowym numerem NIP.

Sprzedawca wystawia fakturę korygującą, która wskazuje dane faktury pierwotnej i prawidłowe dane nabywcy. W konsekwencji dokumentacja obu stron zawiera fakturę pierwotną, zgłoszenie błędu i fakturę korygującą.

Jeżeli ta sama faktura została wcześniej pobrana jako PDF i później zgubiona w firmowym obiegu, nabywca nie żąda automatycznie duplikatu. W takim przypadku pobiera fakturę ponownie z KSeF albo prosi sprzedawcę o ponowne udostępnienie dokumentu.

Inaczej wyglądałaby sytuacja, gdyby faktura wystawiona poza KSeF zaginęła przed przesłaniem do systemu. W takim układzie sprzedawca może ponownie wystawić fakturę zgodnie z danymi z pierwotnego dokumentu, a faktura może zawierać datę i wyraz „DUPLIKAT”.

Ten przykład pokazuje, dlaczego sama nazwa dokumentu nie wystarcza. Trzeba ustalić, czy chodzi o korektę błędu, ponowne udostępnienie faktury, czy ponowne wystawienie dokumentu przed przesłaniem do KSeF.

W większej firmie należy zaktualizować instrukcję podatkową i procedury zakupowe. W tym zakresie wystarczy prosta zasada: po 1 lutego 2026 r. błąd na fakturze zgłasza nabywca, ale fakturę korygującą wystawia sprzedawca.

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Linki

• Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. zmieniająca ustawę o VAT w zakresie KSeF
• Ustawa o podatku od towarów i usług
• Krajowy System e-Faktur
• Baza wiedzy KSeF Ministerstwa Finansów
• Rozporządzenia wykonawcze do KSeF